Textes sources :
- Loi n° 98-657 du 29 juillet 1998 d'orientation relative à la lutte contre
les exclusions (art. 56-I).
-
Décret n° 2000-1079 du 7 novembre 2000 relatif à l'enregistrement départemental
des demandes de logements locatifs sociaux et modifiant le code de la
construction et de l'habitation.
-
Arrêté du 7 novembre 2000 relatif au numéro départemental
d'enregistrement des demandes de logement locatif social et à la gestion du
système d'enregistrement.
-
Arrêté du 19 avril 2001 autorisant la création d'un traitement automatisé
d'informations nominatives relatif à l'enregistrement départemental des
demandes de logements locatifs sociaux.
Le directeur général de l'urbanisme, de l'habitat et de la construction à
Mesdames et Messieurs les préfets de département et de région (directions départementales
de l'équipement, directions régionales de l'équipement, centre d'études
techniques de l'équipement, centres interrégionaux de formation
professionnelle [pour attribution]) ; direction des affaires financières et
de l'administration générale, direction générale de l'urbanisme, de
l'habitat et de la construction, direction du personnel et des services,
conseil général des ponts et chaussées, mission interministérielle
d'inspection du logement social [pour information].
L'enregistrement départemental des demandes de logements locatifs sociaux qui
doit notamment faire l'objet de l'attribution d'un numéro unique par
demandeur, au plus tard le 31 mai 2001, vous a été décrit de façon détaillée
par la circulaire UHC/OC/23 n° 2000-83 du 30 novembre 2000 (B.O. du 25 décembre
2000).
Les présentes instructions ont pour objet de vous apporter des précisions et
compléments sur divers points déjà abordés par la circulaire précitée.
1. Avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés
L'arrêté NOR : EQUU0100507 A du 19 avril 2001, à paraître au Journal
officiel, porte création des fichiers départementaux supportés par
l'application informatique nationale Numéro unique à la suite de l'avis
favorable de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL)
comptant à partir du 15 mars 2001.
Si votre département a fait le choix de cette application, vous êtes en conséquence
dispensé de faire une déclaration à la CNIL. Toutefois, comme indiqué au
§ 3-4 de la circulaire visée ci-dessus en référence, en cas de
personnalisation locale de l'application, et plus particulièrement pour ce
qui concerne les motifs locaux que vous seriez amenés à rattacher aux
demandeurs en attente, vous veillerez à respectez les recommandations de la
CNIL, à savoir :
Que «ces mentions doivent, comme toute information nominative enregistrée
dans un traitement et appelée à y être conservée, être pertinentes, adéquates
et non excessives au regard de la finalité du traitement ; que ces mentions
doivent être exclusives de toute appréciation subjective ; qu'elles ne
sauraient par conséquent résulter d'un jugement de valeur ou d'une appréciation
du comportement des intéressés ; qu'elles ne sauraient en aucun cas faire
apparaître directement ou indirectement des données relatives aux origines
raciales, aux opinions politiques, philosophiques ou religieuses, aux
appartenances syndicales ou aux moeurs des personnes concernées ; qu'en
outre, comme toute information figurant dans un traitement, elles doivent être
intégralement communiquées, en langage clair, aux personnes qui exercent
leur droit d'accès en application de l'article 34 de la loi no 78-17 du 6
janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
«Ces informations nominatives enregistrées ne doivent être conservées sur
support informatique que pendant une durée pertinente au regard de la finalité
du traitement et doivent être régulièrement mises à jour». (Extrait de la
délibération CNIL, 98-037 du 7 avril 1998).
Dans le choix des motifs locaux permettant de rendre compte des délais
d'attente anormaux, il est fortement recommandé de ne retenir que des critères
factuels aisément vérifiables tels que : refus répétés de plusieurs
offres de logement, demande très ciblée (géographiquement ou par nature de
logement), dossier resté incomplet malgré rappels, etc. Toute utilisation de
motifs laissant place à appréciation ou contestation devra être évitée ou
faire l'objet d'une déclaration simplifiée à la CNIL. Par ailleurs, il est
recommandé de vérifier périodiquement la pérennité des critères employés
pour le classement des demandeurs en délai anormal d'attente.
Dans le même esprit, il est rappelé que si les gestionnaires locaux décident
de la création d'un questionnaire destiné à recueillir les informations nécessaires
à l'enregistrement départemental, celui-ci doit, en vertu de l'article 27 de
la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique aux fichiers et
aux libertés, comporter les mentions informant le demandeur sur :
- le caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
- les conséquences à leur égard d'un défaut de réponse ;
- des personnes physiques ou morales destinataires des informations ;
- l'existence d'un droit d'accès et de rectification.
2. Mise en oeuvre par arrêté du préfet
Ainsi qu'en dispose l'article 2 de l'arrêté du 7 novembre 2000 (J.O. du 8
novembre 2000), il vous revient de prendre par arrêté la décision du
rattachement des utilisateurs à un centre d'enregistrement des demandes qui
peut être soit le dispositif national (adresse Internet :
www.numero-unique.org), soit un dispositif indépendant. Le même arrêté
devra désigner un représentant de l'Etat et un représentant des bailleurs
chargés conjointement des tâches de gestion départementale ; enfin, l'arrêté
doit comporter la date de mise en oeuvre définitive de l'enregistrement des
demandes dans le département (au plus tard le 31 mai 2001).
Si ce n'est déjà fait, il vous est demandé de prendre rapidement cet arrêté
dont vous adresserez copie pour information au secrétariat d'Etat au logement
- direction générale de l'urbanisme, de l'habitat et de la construction -
bureau OC3.
3. Tâches préparatoires à la mise en oeuvre
Les dispositions qui suivent concernent les départements qui ont opté pour
l'utilisation du dispositif national.
Avant toute mise en oeuvre définitive de la réforme dite du numéro unique,
il importe que chaque utilisateur du système électronique support puisse se
familiariser avec celui-ci ; s'agissant du système national, le site Internet
www.numero-unique.org a été ouvert à cette fin et comporte un accès à
tout département qui le souhaite au moyen d'un identifiant gestionnaire
standardisé : département = code sur 3 caractères (exemple Ain = 001)
service = ge + code département (exemple ge001) mot de passe = gestion. Il
appartient ensuite au gestionnaire désigné de personnaliser son code et son
mot de passe afin de garantir la confidentialité des données départementales.
Attention, il convient qu'avant le 31 mai tous les gestionnaires départementaux
se soient créés leur propre code gestionnaire et leur propre mot de passe
(en création dans la table de référence «Service») afin de garantir la sécurité
et la confidentialité de vos données. L'identifiant standardisé (GExxx)
mentionné ci-dessus sera rendu inaccessible à partir du 31 mai 2001.
Ce système a fait l'objet de journées de présentation à l'intention de
l'ensemble des services concernés de l'Etat dans les départements ; des
journées du même type ont été organisées par l'Union HLM à destination
des organismes. Il vous est cependant demandé d'organiser une présentation
du dispositif pour ceux des utilisateurs de votre département qui n'en
auraient pas encore bénéficié ; cette présentation devrait en particulier
viser les communes qui auront choisi d'être lieu de délivrance du numéro
unique ainsi que les sociétés d'économie mixte.
3.1. Les tables de référence départementales principales
Tables des services : pour permettre la prise en main du logiciel par ses
utilisateurs, il est indispensable que ceux-ci puissent accéder à
l'application, y faire tous les essais qu'ils jugeront utiles et le cas échéant,
faire réaliser les interfaces nécessaires avec leur propre système de
gestion interne. Pour ce faire, il convient que les gestionnaires départementaux
que vous aurez désignés attribuent au plus vite un code d'accès à chaque
utilisateur dans cette table des services et qu'ils communiquent à chacun de
ces services le code ainsi attribué.
Ces codes sont déjà présents, pour l'essentiel, dans la base de données de
votre département dans le système national sous forme de tables pour les
communes du département et pour les bailleurs sociaux ayant leur siège
social dans le département ; ils restent cependant à compléter pour les
bailleurs sociaux disposant d'un patrimoine dans votre département mais dont
le siège social est situé ailleurs ; dans ce cas, les gestionnaires de votre
département pourront récupérer auprès des personnes en charge dans votre
service de l'enquête annuelle EPLS (enquête parc locatif social) les codes
concernant ces bailleurs ; il convient, en effet, que ce code soit unique par
bailleur quels que soient les départements dans lesquels celui-ci agit. De même,
des codes spécifiques devront être créées localement pour le ou les
services de l'Etat désignés pour délivrer le numéro unique ou encore, le
cas échéant, pour les groupements de communes eux-mêmes lieux de délivrance.
Table des liens entre lieux d'enregistrement non bailleurs et les bailleurs :
il est rappelé que les codes d'accès des utilisateurs non-bailleurs doivent
être obligatoirement reliés à un ou plusieurs bailleurs sous forme de table
(Ref-bailleur) en fonction des conventions passées pour la transmission des
demandes entre lieux d'enregistrement non bailleurs (Etat et communes) et les
bailleurs eux-mêmes. Ces codes doivent être obligatoirement dimensionnés
sur cinq caractères.
Table des zones de délai : cette table est à mettre à jour (en
modification) pour y porter le ou les délais déterminés localement - exprimés
en nombre de mois - comme délai au-delà duquel un examen prioritaire est prévu.
Table des communes : cette table est éventuellement à mettre à jour (en
modification) pour y spécifier des délais infra-départementaux. Dans ce cas
chaque commune est à relier à sa zone de délai d'appartenance. Le contenu
de cette table, si elle est ainsi mise à jour est à communiquer par le
gestionnaire à tous les lieux d'enregistrement.
3.2. Les tables de référence départementales accessoires
Tables des associations : cette table locale permet de référencer les différentes
associations habilitées, dans votre département, à déposer en leur nom
propre ou au nom de personnes physiques qu'elles représentent des demandes de
logement auprès des lieux d'enregistrement départementaux. Le contenu de
cette table est à communiquer par le gestionnaire à tous les lieux
d'enregistrement. Tables des motifs d'attente : cette table départementale
permet de prédéfinir une classification des demandes en délai dépassé
afin de faciliter localement l'exploitation des listes produites par le
serveur. Le contenu de cette table est à communiquer par le gestionnaire à
tous les lieux d'enregistrement.
4. Démarrage effectif (centre serveur national)
En fonction de la date que vous aurez fixée localement pour le démarrage opérationnel
du dispositif, il sera procédé la veille au soir à l'effacement de toutes
les données enregistrées au titre des tests et essais que les différents
utilisateurs auront générées dans la base de données départementales ;
par contre, les tables départementales de référence seront laissées en l'état
sauf demande express du gestionnaire départemental adressée par mel au
centre national d'hébergement :
Numuni.DIM.CETE-SO@equipement.gouv.fr.
Dans le cas où vous auriez fixé une date antérieure au 31 mai 2001 pour le
démarrage opérationnel du dispositif, vous informerez également le centre
d'hébergement (adresse ci-dessus) de la date à laquelle vous souhaitez la
remise à zéro des données antérieurement enregistrées. En l'absence de
sollicitation explicite de votre part, la remise à zéro des données saisies
sera réalisée dans la journée du 30 mai 2001.
Aucune autre formalité ne sera nécessaire pour authentifier votre démarrage
officiel.
Enfin, il y a lieu de mettre en place dès à présent les structures
partenariales qui devront exploiter les listes de demandeurs qui apparaîtront
en délai d'attente anormalement longue dès les premières semaines de
fonctionnement du serveur. En effet, compte tenu des dispositions arrêtées
par l'article 4 du décret no 2000-1079 du 7 novembre 2000, les demandes en
cours seront prises en compte à leur date anniversaire de renouvellement
compte tenu de leur ancienneté acquise. Il s'ensuit que tout au long de la
première année de fonctionnement du système, celui-ci fera apparaître,
progressivement, les demandes toujours valides, les plus anciennes qui
doivent, aux termes de la loi, bénéficier d'un examen prioritaire.
Cette progressivité devra être mise à profit pour traiter ces demandes dans
les meilleurs conditions de commodité. Les partenaires locaux devront en
particulier définir entre eux quelques critères simples conformes aux
recommandations de la CNIL décrites plus haut leur permettant d'analyser les
listes de demandes en fonction des causes les plus apparentes de l'attente
anormalement longue. Ces critères devront permettrent de dégager assez
rapidement les demandes devant bénéficier d'un examen prioritaire, toutes
les demandes apparaissant sur les listes n'étant, à l'évidence, pas égales
entre elles de ce point de vue.
5. Assistance aux utilisateurs (centre serveur national)
Les utilisateurs du centre serveur national peuvent bénéficier d'un centre
d'appel téléphonique (0 826 000 444) et électronique (mél) permettant de répondre
aux questions de toute nature qui se poseront à eux à l'occasion de la mise
en place de l'enregistrement départemental du numéro unique. Pour d'évidentes
raisons de capacité, notamment, ce centre d'appel devra être réservé aux
questions touchant à l'application informatique proprement dite qui n'auront
pas pu trouver réponse auprès des cogestionnaires ; ceux-ci doivent en effet
pouvoir répondre aux questions les plus courantes touchant à l'emploi du
logiciel et plus généralement à la mise en oeuvre du numéro unique.
Les conditions d'accès à ce centre d'appel sont décrites sur le site
www.numero-unique.org.
Les questions d'ordre réglementaire et organisationnelle doivent quant à
elles être posées de préférence dans le Forum du site précité pour y
trouver réponse. Le nombre des questions qui y sont dores et déjà traitées
devrait apporter une aide substantielle aux utilisateurs ; il convient donc de
recommander la consultation de cette rubrique par les utilisateurs de façon
à leur éviter de poser des questions déjà traitées à l'échéance du 31
mai prochain.
Enfin, vous pourrez me saisir sous le timbre de la direction générale de
l'urbanisme, de la construction et de l'habitat de toute difficulté particulière
que vous pourriez rencontrer dans la mise en oeuvre de cette réforme.
REFERENCES
Loi n° 98-657 du 29 juillet 1998 textes officiels du 7 août 1998, p. 270
Décret n° 2000-1079 et arrêté du 17 novembre 2000 textes officiels du 17
novembre 2000, p. 431
Circulaire du 30 novembre 2000 textes officiels du 8 décembre 2000, p. 405